BrainOffice — система управления проектами

Пост обновлен май 25



BrainOffice — интуитивно понятный трекер задач и система управления проектами для разработчиков программного обеспечения, удобен также менеджерам и маркетологам. BrainOffice подходит тем, для кого Jira или Битрикс24 оказались слишком сложными и навороченными, а Trello простым и малофункциональным.


Ставьте задачи

Основной раздел системы — канбан-доска, которая служит визуализацией рабочих процессов и где по этапам двигаются задачи. Изначально созданы этапы «Новая», «В работе», «Выполнена», «Отменена» и «Отложена», но это только начальный пример. Вы сами настраиваете необходимые этапы под проект.

Доска для работы с задачами

Этапы для разработки могут выглядеть так:

Этапы для отдела разработки

Нажав кнопку «Новая задача» появится окно для создания задачи.

Окно создания задачи

В открывшемся окне можно написать текст задачи, а также приложить файлы, выбрать приоритет, назначить ответственного и наблюдателей, установить дедлайны и таймер, назначить проект.

Канбан-доска в действующем проекте

Когда задача создана, она появляется на доске, где сразу видно ответственного сотрудника, приоритет и дедлайн. Если задач много, в BrainOffice есть фильтр, где можно отсортировать задачи по любому из признаков, например по ответственному, статусу и приориету.


Задачи можно отображать не только на доске, но в виде списка.

Задачи в виде списка в действующем проекте

В BrainOffice можно создать неограниченное количество проектов со своими уникальными этапами, переключение между которыми происходит буквально в несколько кликов. Также сразу будет видно количество активных задач в каждом из этапов.

Так выглядит список проектов с количеством активных задач

Получайте отчёты

В любой момент времени руководитель может получить подробный отчёт по каждому сотруднику и проекту. Отчёты формируются за любой период по просроченным задачам, коэффициенту закрытых задач, соотношению открытых и закрытых задач, по всему списку задач, а также по реальным трудозатратам на эти задачи — учёт трудозатрат выполняет трекер времени.


Особенностью трекера времени в BrainOffice является то, что он хранит состояния трекинга по всем задачам, по которым был включен, и позволяет быстро переключаться с одной задачи на другую: когда пользователь запустил таймер в одной задаче, ранее запущенный таймер другой задачи автоматически ставится на паузу и остается доступным в панели управления для быстрого возврата к нему.

Отчёт по трудозатратам.

Буквально в пару кликов отчёты выгружаются в файл формата .xlsx (открыть можно в Excell или Google Таблицах). Для выгрузки можно выбрать конкретные параметры, чтобы получить только необходимые данные.

Список задач для выгрузки с фильтрами.

Следите за показателями

Данные можно получать не только в качестве итоговых отчётов, но и отслеживать показатели и действия сотрудников в реальном времени.

Сводка в реальном времени

Работайте с клиентами

В BrainOffice есть возможность добавлять контакты и компании. Если пользовались хотя бы одной CRM-системой, то функционал с контактами покажется очень простым и знакомым. Контакты добавляются в задачи, откуда им можно написать или позвонить.

Список контактов.

Благодаря наличию контактов можно создать даже воронку продаж, где каждая задача будет являться определённым клиентом, с которым можно связаться прямо из карточки.

Воронка продаж.

В самом контакте указывается имя, должность, телефон, почта, а также отображаются связанные с контактом задачи и история звонков.

Карточка контакта.

Компания по своему функционалу практически соответствует контакту с одним только отличием — в компанию можно добавить множество контактов.

Карточка компании.

Работайте с персоналом

В BrainOffice можно работать не только с задачами, но и с персоналом. В разделе HR отображаются действующие сотрудники: имена, отдел, должность, почта и телефон. Поля можно изменить, дополнить, отредактировать или удалить, вообщем сделать так, как вам удобно.

Список сотрудников.

Если руководитель заблаговременно заполнил график отсутствия (например, указал даты командировок и отпусков), то система при постановке задачи сотруднику будет учитывать его отсутствие и предлагать либо назначить задачу другому исполнителю, либо пересмотреть срок выполнения задачи с учётом времени отсутствия сотрудника.

График отсутствия сотрудников.

Настройте под себя

При проектировании системы разработчики ставили себе задачу создать простой интерфейс с большими возможностями по кастомизации. В результате, в BrainOffice достаточно гибко настраиваются бизнес-процессы, этапы задач, их статус и цвет отображения и много других настроек. При этом интерфейс не оставляет впечатления перегруженности.

Настройка полей

Подключите телефонию

Переговоры с заказчиками зачастую происходят по телефону. В процессе разговора заказчик устно корректирует начальное ТЗ и вносит дополнения. Таких дополнений накапливается очень много. В итоге никто не может понять, что делается за деньги, что бесплатно и какой реальный объём работ. Разобраться с проблемой фиксирования звонков в системе поможет интеграция BrainOffice и onlinPBX. Настраивается всё очень просто.


Зайдите в BrainStore > Телефония > OnlinePBX > Настройки.

Зайдите в настройки интеграции

Введите домен из onlinePBX и API-ключ, после чего нажмите «Сохранить».

Подключите интеграцию

После того как телефония подключена, вы сможете позвонить контрагенту из задачи буквально в один клик. Все звонки будут записаны и закреплены за контактом. Запись звонков останется в этой задаче и вы всегда сможете прослушать запись. При этом все звонки группируются, и можно потом посмотреть все звонки, которые были совершены по конкретному проекту.


Итог

Простой, но при этом гибкий и функциональный трекер задач BrainOffice удобен и интуитивно понятен как разработчикам программного обеспечения, так и менеджерам. Разработчики BrainOffice активно занимаются развитием сервиса, постоянно вводят новые фичи и прислушиваются к пожеланиям клиентов.



#обзор #бизнес #аналитика

Надёжная телефония для вашего бизнеса

с интеграцией в любую CRM

© 2020 Блог onlinePBX

  • vk
  • fb
  • youtube 1